作業流程改善探討

很多的公司不論遇到什麼情況總是選擇按照制度來，照表操課，但卻沒有看清楚每個步驟間的關鍵，沒有了解每個步驟所應有的價值，因而依樣畫葫蘆，以致流於形式，遇到問題時卻只會說我們一切都是按照規定，不曉得問題出在那邊，或是當有人問起「為何要這樣做呢?」，卻只會回答「規定就是這樣」，這一類的問題在企業界總是層出不窮，到底該用什麼心態什麼方法來改善呢?請跟著老師一起來探討吧! 正確的流程方能產生正確結果，該如何確認流程是否有異常呢? 豐田的精實生產告訴我們以下幾個方法可以輕鬆找出流程效率不彰的問題： 狀態視覺化   將工作流程和狀態給視覺化，隨時可以發現到異常現象 效率視覺化   當你看到問題後，採取了一些改進方法，這時候最重要的就是要看看辦法有沒有效用， 如果沒有用，就要在調整方法 現場觀察 →現場視覺化   管理階層需要現場觀察，才能真正了解問題出在哪裡     為了提升工作的效率，個人或部門都必須藉由實際的工作經驗，不斷來改善工作的流程，以期望獲得更高的工作效益，以下幾個步驟簡單分享給各位讀者，希望對大家能有幫助。

(1)了解現況並選定問題 1.  從日常工作現狀中發現問題例如數量,品質,人力,頻率,安全,疲勞 程度等方面. 2.  職務分配、作業記錄表、職務說明書 3.  其他線索…例如上司、下屬、顧客的意見或監視器畫面 【決定改善的優先順序】 1.  顧客使用安全,品質維持,價值性高 2.  發生頻率,熟練程度,時間長短,疲勞程度,容易程度,專業性及舒適性 (2)分析現行的作業方法 1.  繪出特性要因圖,關聯圖，細密劃分並切割問題 2.  認清問題重點及所屬工作流程 3.  利用分析工具(方法)，執行問題點的分析 (3)檢討現行的作業方法 (4)討論並制定改善方案   設計流程應該重視公司現階段需求的重點 1.  希望訂單前置期越短越好 2.  希望材料庫存越低越好 3. 希望交期越快越好 4. 希望良率越高越好 5. 希望稼動率越高越好 6. 希望人員閒置率越低越好 7. 希望產品價值越高越好 (5)實施改善方案    實施改善方案可能發生的障礙   【心理層面】 1.  滿足於現況或自覺技術熟練 2.  對新方法不了解或沒有人指導 3.  對改善帶領者或提案人的抗拒   【制度層面】 1.  沒有充足實施改善的預算 2.  沒有實施的環境(場地限制、部門合作、體制配合) 3.  沒有得到上級的支持了解 (6)確認實施成效     由改善前與改善後的圖表與作業績效來確認工作改善的效果，並詳加探究改善的原因，績效不彰時返回步驟做持續改善(PDCA) 結論     工作流程建立與改善的工作，看似簡單卻隱藏了許多細節，基本上是一連串且持續分析、設計、建置及更新程序的過程，不要抗拒改變，在企業中，沒有最佳的工作流程，只有最適化的工作流程，隨時保持更新，而工作流程設計過程中不忘保有彈性及允許融入創新元素，並適當的增加容錯"或"例外處理(Exception Handling)"概念，即便在流程順暢的情況下，也要保有第二方案或配套措施，如此可即可有效將流程發生的錯誤率降至最低。