企業執行SOP應有之認知

每家企業或多或少都有所謂的SOP「標準作業程序」，而在輔導的過程中常常看到企業端出很多的SOP，卻常常喊著SOP都沒人在用，又或者有在用但是問題仍然一堆，到底發生了甚麼狀況，姑且跟著小摳老師一同來探討吧！

標準作業程序

這是由一連串的動作流程設計所產生讓大家可接受的標準，這牽涉到「工作內容分析」、「作業環境分析」、「組織架構分析」，但追根究柢這都是在解決已知的問題，首先可簡單利用豐田5 Why或是曼陀羅法找出問題發生的原因，再利用5W2H做為工作分析的研判依據，將(每個人)作業過程中所有動作做細部分解，找出每個動作之間的共同點，刪除不必要的動作，最後留下的動作流程即為大家可接受的標準流程。

有SOP卻沒人要用

很多人以為，把一項工作按職權及工作分解拆分成一個一個步驟寫下來，就是標準作業程序，卻大多忽略了「人」這個議題，要瞭解發展出來的SOP是要能讓人可以執行的，少了人味的標準流程將無法聚集人心，所以在過程中更需要考量到具體可執行的程度，如未考量執行難易度、可行性及執行後可帶來的效益，常常就會淪為有SOP卻沒人要用的窘境。

建議做法：

是將與待解決問題之相關利害關係人聚集，共同研擬，或由專人訪談或觀察利害關係人的作業內容與作業環境，做出動作分解後再與利害關係人研討動作存在之必要性

提高關係人參與程度，讓SOP加入「人味」更智慧，更容易被執行與遵守。

有SOP卻還是一堆問題

這個議題在中小企業尤其嚴重，企業為了怕技術斷層而陸續建立相關SOP，然而建立過程卻大多是由幹部或是由少數人所撰寫，形成實際做法與標準做法有出入，又或者是既有的SOP已經是陳年資料，然而科技日新月異，時代與環境甚至法規也隨著遽變，很多以前的做法現在已經顯得不合時宜了，所以SOP必須也能與時俱進，且很多SOP確實無法一次就寫到位，因此必須不斷地接收實際執行後的回饋，運用PDCA精神，透過不斷檢討，反覆檢驗有無缺失，重新修正流程，汰除不好的，留下好的步驟，透過不斷更新，以確保SOP是符合現況，促使工作更加流暢。

建議作法：

保有彈性及討論空間，不要等到操作上有問題才修正，平時就應善用PDCA精進循環，不斷測試改進，確保流程處於當下最適狀況。

沒有人要寫SOP：

很多企業想寫、想做，卻找不到人願意做，又或者指定專人去執行，最後卻造成成效不彰，那麼大家認為應該由誰來填寫製作呢？ 人資部門、行政部門、廠務部門、管理部門、到底該由誰來撰寫誰來負責呢？我想應該由各個部門各項工作的指揮監督人員來做統籌規劃，只有與這項工作有直接關係的人才能了解甚麼適當的流程並可知道修正的時機點，他不一定是高階主管，有時候部門的組長、領班、課長甚至資深同仁都是適合人選。

切記SOP 不是寫來供養的，是要可以實際執行的，因此過多或是不足都同樣讓人擔憂，而SOP完成後，要能持續推行與落實，必須透過過程的檢查、修正及各種查核機制來維持，一個好的SOP可以給你一段穩定的生產流程，要讓同仁願意遵守SOP，除了可提高關係人參與程度外，必要時可設立制度與相關績效做連結，才能在公司內形成「必須做」的壓力與動力，如此才可讓SOP執行更有感，也可避免讓SOP淪為無效之說。